Dans le logiciel de santé, l’ancienneté peut passer pour un simple argument commercial. Elle mesure pourtant une chose très précise et facilement vérifiable : la capacité d’un éditeur à assumer techniquement et financièrement, chaque année, la conformité que lui imposent la convention dentaire, SESAM-Vitale, l’ordonnance numérique et le Ségur… Zoom sur les sept vérifications à faire avant de choisir son éditeur de logiciel dentaire.
La convention nationale des chirurgiens-dentistes libéraux signée en juillet 2023 concerne près de 35 700 praticiens. Tous exercent avec un logiciel de gestion de cabinet et tous sont tenus par la même règle de conservation : le dossier d’un patient se garde 20 ans (cinq ans en base active, puis 15 ans en base intermédiaire, selon le référentiel de la CNIL du 18 juin 2020).
Le contrat qui lie le cabinet à son éditeur, quant à lui, se signe pour 12 ou 24 mois. Cette durée décrit mal la réalité : la plupart des cabinets restent bien au-delà du terme. La décision est donc durable.
Elle se prend pourtant en une heure de démonstration, sur trois critères : l’ergonomie, le périmètre fonctionnel, le prix mensuel. Ces trois critères décrivent fidèlement l’outil au jour de la signature, mais ils renseignent peu sur ce qu’il sera plusieurs années plus tard, lorsque le cabinet aura absorbé deux avenants conventionnels, une vague supplémentaire du Ségur du numérique en santé et, peut-être, l’arrivée d’un ou plusieurs associés !
Cet article propose d’ajouter une quatrième variable, mesurable celle-là : l’ancienneté de l’éditeur. Il en donne la grille de vérification, soit sept points contrôlables depuis un navigateur, sur sources publiques, avant toute prise de décision ou rendez-vous commercial. Pas les 5 minutes les plus divertissantes de la semaine, mais certainement les plus utiles.
Le dossier patient se conserve 20 ans, la décision se prend en une heure
Le point de départ du raisonnement est une asymétrie que peu de comparatifs mentionnent. Le référentiel de la CNIL relatif aux traitements de données dans le domaine de la santé, mis à jour le 18 juin 2020, fixe pour la gestion des cabinets médicaux et paramédicaux une conservation de cinq ans en base active à compter de la dernière intervention sur le dossier du patient, puis quinze ans en base intermédiaire, sur un support distinct présentant des conditions de sécurité équivalentes. 20 ans au total, en cohérence avec l’article R. 1112-7 du code de la santé publique applicable aux établissements. Pour un patient mineur, la conservation se prolonge jusqu’à son 28e anniversaire.
L’engagement contractuel avec son éditeur de logiciel dentaire, lui, porte le plus souvent sur douze ou vingt-quatre mois. Si la durée du contrat mesure une clause ; c’est la durée d’usage mesure un coût de sortie. C’est la seconde qui compte au moment de choisir.
Sur la durée de vie réglementaire d’un seul dossier, un cabinet traversera vraisemblablement deux ou trois générations de logiciel pour autant de reprises de données.
Le déroulé est connu en cabinet : plusieurs semaines de préparation, un week-end de bascule, puis le temps que l’équipe retrouve ses automatismes sur les plans de traitement en cours. Quatre ou cinq ans plus tard, l’éditeur change de mains ou la version installée arrive en fin de maintenance, et la question se repose. Chaque cycle consomme du temps clinique et de la charge mentale d’équipe.
Ce que recouvre exactement un logiciel dentaire cloud
Un logiciel dentaire cloud désigne un logiciel de gestion de cabinet dentaire hébergé sur des serveurs distants et utilisé via un navigateur. Le cabinet accède à un service ; l’éditeur exploite l’infrastructure, applique les mises à jour et assure la conservation technique des données. Dans un déploiement local, ces trois fonctions restent à la charge du cabinet ou de son prestataire informatique. Ce transfert de responsabilité opérationnelle est le principal apport du modèle. Il est aussi ce qui rend l’identité de l’éditeur structurante : le cabinet confie à un tiers l’exploitation quotidienne de l’outil qui porte ses dossiers, sa facturation et la preuve de son activité.
Qui porte la responsabilité en cas d’arrêt du service
La répartition juridique est nette. Le chirurgien-dentiste libéral est responsable de traitement au sens du RGPD : il détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses patients. L’éditeur agit comme sous-traitant, dès lors qu’il traite ces données pour le compte et sur instruction du praticien (articles 4 et 28 du RGPD). La conséquence est directe : l’obligation de pouvoir produire, en 2034, le dossier d’un patient soigné en 2014 pèse sur le praticien, quelle que soit l’histoire de l’éditeur pendant l’intervalle. L’article 28.3.g du RGPD prévoit qu’au terme de la prestation, le sous-traitant restitue ou efface les données. La qualité opérationnelle de cette restitution (format, exhaustivité, délai, coût) se décide au moment de la signature du contrat, pas au moment de la rupture.
Ce que l’ancienneté mesure vraiment : la capacité à absorber une charge réglementaire permanente
L’ancienneté d’un éditeur mesure une chose précise : sa capacité démontrée à financer, année après année, une charge de conformité obligatoire, datée, et invisible pour l’utilisateur final, le chirurgien-dentiste libéral.
Le calendrier réel qui s’impose à un logiciel dentaire
| Échéance | Ce qu’elle impose au logiciel | Référence |
|---|---|---|
| Convention nationale des chirurgiens-dentistes libéraux 2023-2028 et son avenant 1 | Nouveaux codes CCAM, tarifs, paniers 100 % Santé et cohortes « Génération sans carie » applicables par étapes annuelles jusqu’en 2028 | Assurance Maladie : calendrier des mesures conventionnelles |
| Cahier des charges SESAM-Vitale | Agrément CNDA délivré version par version ; addendum 8 mis à jour en avril 2025 | GIE SESAM-Vitale / CNDA |
| Ordonnance numérique | Circuit dématérialisé de prescription intégré au logiciel métier, signature par carte CPS ou e-CPS | Décret n° 2023-1210 du 20 décembre 2023 |
| Ségur du numérique en santé, vague 2 | Extension du périmètre aux logiciels de gestion de cabinet des chirurgiens-dentistes ; travaux en cours à l’ANS en août 2026 | Agence du Numérique en Santé |
| Référentiel de certification HDS version 2.0 | Exigences renforcées de souveraineté et de contractualisation ; mise en conformité des hébergeurs déjà certifiés attendue au 16 mai 2026 | Arrêté du 26 avril 2024 |
Chacune de ces lignes se traduit, chez l’éditeur, en semaines de développement, en jeux de tests, en dossiers d’agrément et en accompagnement du parc installé.
L’arbitrage invisible entre conformité et feuille de route
Cette charge présente trois caractéristiques qui expliquent son effet structurant.
1. Elle est obligatoire et datée : l’échéance s’impose, elle se négocie peu.
2. Elle est non différenciante : une fois le travail livré, l’éditeur se retrouve au niveau de tous ses confrères. Aucun cabinet ne choisit une solution parce qu’elle applique le bon addendum SESAM-Vitale ; en revanche, tout cabinet en subira l’absence.
3. Elle est largement fixe : mettre à jour un moteur de facturation coûte à peu près la même chose que l’éditeur compte 800 ou 8 000 cabinets. Rapportée à la base installée, cette charge pèse donc mécaniquement plus lourd sur une structure jeune.
Le véritable enjeu n’est pas la vitesse d’innovation affichée en démonstration : c’est la part d’énergie d’ingénierie encore disponible pour innover une fois la conformité servie. Chez un éditeur dont les équipes financent en même temps la conformité, la reprise du parc et la feuille de route produit, ces trois postes doivent s’arbitrer avec les mêmes développeurs. Cet arbitrage se voit rarement de l’extérieur il se lit, quelques trimestres plus tard, dans le rythme réel des versions livrées.
C’est une arithmétique qui mérite d’entrer dans la grille d’analyse du cabinet pour ne pas paralyser le développement futur de son outil de travail. On peut faire l’analogie avec le choix de son laboratoire de prothèse : lorsqu’un petit labo consacre l’essentiel de sa trésorerie et de son temps à se conformer aux exigences de traçabilité des matériaux (une charge fixe et invisible qui ne rend pas ses prothèses plus belles ou fonctionnelles), il n’a plus les moyens d’investir dans les technologies de demain. Il en va de même en informatique médicale : là où un nouvel entrant épuisera 80 % de ses développeurs à simplement « rester légal », un acteur ancré et à large base installée amortit sans peine ces contraintes réglementaires et conserve la puissance d’ingénierie nécessaire pour faire évoluer durablement le cabinet.
Ne pas confondre l’âge de l’entreprise et l’âge du logiciel ni celui du capitaine
Ancienneté de l’éditeur et modernité de l’architecture sont deux variables indépendantes. Les confondre produit deux erreurs symétriques : écarter une maison installée en supposant son produit daté, ou créditer une jeune marque d’une solidité qu’elle construit encore.
| Architecture récente | Architecture héritée | |
|---|---|---|
| Éditeur installé de longue date | Historique de conformité et dette technique traités séparément.Vérifier la date de mise sur le marché du produit actuel, distincte de la date de création de la société. | Solidité établie, trajectoire d’évolution à documenter.Demander le calendrier public de modernisation et le sort réservé aux versions actuelles. |
| Éditeur récent | Ergonomie souvent en avance.Vérifier l’actionnariat, les comptes déposés, l’agrément SESAM-Vitale et l’engagement Ségur. | Configuration la plus difficile à lire, fréquente en distribution ou en marque blanche.Identifier qui édite réellement le code et qui porte l’agrément. |
Aucune de ces quatre cases n’est disqualifiante en soi : chacune appelle des vérifications différentes.
Le raisonnement que le cabinet applique déjà à son matériel
Ce raisonnement, un praticien le conduit spontanément pour son équipement. Un fauteuil, un cone beam, un moteur d’endodontie s’amortissent sur 8 à 15 ans. Le choix du fabricant intègre naturellement sa capacité à fournir des pièces détachées et une maintenance dans 10 ans, son réseau technique, son antériorité sur le marché français. Personne n’engage 30 000 euros d’équipement auprès d’une structure dont l’existence se compte en semaines. Devant un logiciel, le même praticien examinera l’écran et le prix mensuel. L’écart d’exigence entre ces deux décisions est difficile à justifier ; les dossiers, la facturation et la traçabilité des soins, portent la mémoire du cabinet et sa capacité à se défendre en cas de mise en cause, plus sensible qu’un fauteuil dentaire…
Sept vérifications à mener avant la démonstration
Les sept points ci-dessous se contrôlent depuis un navigateur, en une trentaine de minutes, sur des sources publiques. Ils s’appliquent à n’importe quel éditeur, y compris à celui que le cabinet utilise déjà.
1. L’année de création et la continuité de l’activité dentaire. Sur l’annuaire des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr) : date d’immatriculation, effectifs, comptes déposés. Une réponse solide montre une activité continue sur le logiciel dentaire, et non la seule ancienneté d’une raison sociale reprise.
2. L’agrément SESAM-Vitale et son addendum. Sur le site du CNDA (cnda.ameli.fr), qui publie la liste des logiciels agréés et en cours d’agrément. À lire : le nom exact du produit, la version, l’addendum de référence, la date. Une réponse solide fait apparaître une succession d’agréments dans le temps.
3. La position dans le référencement Ségur. Sur le registre de l’ANS. En août 2026, le dispositif LGC applicable aux chirurgiens-dentistes fait encore l’objet de travaux ; la question utile porte donc sur l’engagement déclaré de l’éditeur et sur son historique dans les couloirs déjà ouverts.
4. La certification HDS de l’hébergement. L’article L. 1111-8 du code de la santé publique impose une certification pour l’hébergement de données de santé. À vérifier : le nom de l’hébergeur, le périmètre des activités certifiées, la version du référentiel appliquée.
5. La clause de réversibilité du contrat. C’est le point le plus rentable de la liste. Le référentiel de certification HDS version 2.0 impose que le contrat précise les modalités de calcul des coûts et des délais de restitution des copies. Quatre questions à poser : sous quel format les données sont restituées, dans quel délai, à quel coût, et avec quel périmètre (images radiologiques, courriers, schémas dentaires, historique de facturation, pièces jointes). Une réponse obtenue avant la signature épargne l’essentiel des difficultés d’une future migration.
6. L’expérience de migration de l’éditeur. Combien de fois a-t-il déjà fait basculer un parc d’une génération à la suivante ? Une maison qui l’a fait plusieurs fois dispose d’outils de reprise éprouvés, de contrôles d’intégrité et d’une organisation de support calibrée pour la période de bascule. C’est un savoir-faire qui s’acquiert par répétition.
7. La structure de détention. Actionnariat, adossement éventuel à un groupe, publication des comptes. Ce point renseigne sur la capacité à financer une année de conformité lourde tout en poursuivant la feuille de route produit.
Ce qu’il faut retenir
- Le dossier patient se conserve vingt ans : cinq ans en base active, quinze ans en base intermédiaire, selon le référentiel CNIL du 18 juin 2020. Le contrat se signe pour douze ou vingt-quatre mois, mais l’usage réel court sur plusieurs années.
- Le praticien est responsable de traitement ; l’éditeur est sous-traitant. La charge de conservation reste au cabinet, quelle que soit la trajectoire de l’éditeur.
- L’ancienneté d’un éditeur mesure sa capacité démontrée à financer une conformité obligatoire, datée et non différenciante : convention 2023-2028, agréments SESAM-Vitale, ordonnance numérique, Ségur vague 2, référentiel HDS.
- Âge de l’entreprise et âge de l’architecture sont deux variables distinctes. La configuration la plus favorable associe une maison installée et un produit récent.
- Sept vérifications publiques suffisent à objectiver le choix, dont la plus rentable : obtenir par écrit le format, le délai, le coût et le périmètre de restitution des données.
APPEL À L’ACTION
Vous instruisez actuellement un changement de logiciel et souhaitez appliquer cette grille à votre situation : volumétrie de dossiers, planning de reprise, organisation de la bascule ? Nos équipes répondent à ces sept questions, point par point, au cours d’une démonstration.
FAQ
Comment vérifier l’ancienneté d’un éditeur de logiciel dentaire ?
Trois sources publiques suffisent. L’annuaire des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr) donne la date d’immatriculation, les effectifs et les comptes déposés. Le site du CNDA publie l’historique des agréments SESAM-Vitale du logiciel. Le registre de l’ANS indique la position dans le référencement Ségur. Comptez trente minutes.
Un logiciel dentaire cloud édité par une entreprise ancienne est-il forcément daté ?
Ce sont deux variables distinctes. L’ancienneté qualifie l’entreprise ; l’architecture qualifie le produit. Une maison installée depuis plusieurs décennies peut commercialiser une solution cloud conçue récemment. La vérification utile porte sur la date de mise sur le marché du produit proposé, distincte de la date de création de la société.
Que deviennent les dossiers patients si l’éditeur cesse son activité ?
La responsabilité de conservation reste au praticien, responsable de traitement au sens du RGPD. L’article 28.3.g du RGPD prévoit la restitution ou l’effacement des données au terme de la prestation. Les modalités concrètes (format, délai, coût, périmètre) dépendent de la clause de réversibilité négociée avant la signature.
Le Ségur du numérique en santé concerne-t-il les chirurgiens-dentistes ?
Oui. La vague 2 étend le périmètre du programme aux logiciels de gestion de cabinet des chirurgiens-dentistes, aux côtés des sages-femmes et des professions paramédicales. En août 2026, l’Agence du Numérique en Santé indique que les travaux sur ce dispositif se poursuivent. Le calendrier officiel est publié sur esante.gouv.fr.
Combien de temps un chirurgien-dentiste doit-il conserver le dossier de ses patients ?
Le référentiel CNIL du 18 juin 2020 retient cinq ans en base active à compter de la dernière intervention, puis quinze ans en base intermédiaire sur un support distinct : vingt ans au total. Si le dossier concerne un mineur, la conservation se prolonge jusqu’à son vingt-huitième anniversaire.
Qu’est-ce qu’une clause de réversibilité dans un contrat de logiciel de santé ?
La clause de réversibilité organise la restitution des données au client à la fin du contrat. Le référentiel de certification HDS version 2.0 impose que le contrat d’hébergement précise notamment les modalités de calcul des coûts et des délais de restitution des copies. Elle se lit avant la signature, pas au moment du départ.
Sources
1. CNIL : Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel dans le domaine de la santé (hors recherches), durées de conservation, mise à jour du 18/06/2020. cnil.fr
2. CNIL : RGPD et professionnels de santé libéraux : ce que vous devez savoir. cnil.fr
3. CNIL : Règlement européen sur la protection des données, chapitre IV : responsable du traitement et sous-traitant (articles 28 et suivants). cnil.fr
4. Assurance Maladie (ameli.fr) : Calendrier d’entrée en vigueur des mesures conventionnelles, espace chirurgien-dentiste.
5. Assurance Maladie : communiqué du 21/07/2023, Signature de la nouvelle convention nationale des chirurgiens-dentistes libéraux 2023-2028.
6. Assurance Maladie : communiqué du 04/07/2024, Signature de l’avenant 1 à la convention nationale des chirurgiens-dentistes libéraux.
7. GIE SESAM-Vitale : Cahier des charges éditeurs, addendum 8, mise à jour avril 2025. sesam-vitale.fr
8. CNDA : espace éditeurs, liste des logiciels agréés et en cours d’agrément. cnda.ameli.fr
9. Agence du Numérique en Santé : Ségur du numérique en santé, vague 2 : dispositifs et référencement. esante.gouv.fr
